Die digitale Abnahmevereinbarung

FAQ

Was ist die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“? Digitale Abnahmevereinbarung ist als Funktion entwickelt, die unsere bestehende analoge Abnahmevereinbarung ersetzen soll.

Durch diese Funktion planen wir die Abnahmevereinbarungsverträge, die momentan papierhaft zwischen Klinken und Lieferanten unterschrieben werden, und im Cockpit nur als einseitige Einstufung seitens Klinik dokumentiert werden, zu digitalisieren.

Zukünftig wird es für Klinik möglich sein, eine Einstufung direkt im Cockpit beim Lieferanten anzufragen, und für Lieferanten wird es möglich sein, diese Einstufung zu bewerten und danach entweder zu akzeptieren oder abzulehnen.
Welche rechtliche Verbindlichkeit hat die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“? Die digitale Abnahmevereinbarung (DAV) besitzt die gleiche Rechtsverbindlichkeit wie eine schriftliche (händisch auf Papier unterzeichnete) Abnahmevereinbarung. Aus der digitalen Abnahmevereinbarung entstehen für Ihr Unternehmen in gleicher Weise und in gleichem Maße Rechte und Pflichten wie aus einer schriftlichen Abnahmevereinbarung.
Was ist eine Willenserklärung und wie unterscheidet sich das von der Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“? Willenserklärung ist die technische Bezeichnung der Zustimmung durch Klinik oder Lieferant im Rahmen des Prozesses der digitalen Abnahmevereinbarung. Daher kann der Begriff „Willenserklärung“ als Bestandteil von der Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“ angesehen werden.
Wo finde ich die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“?

Die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“ finden Sie innerhalb der Module „proSource(+)“ und „proHospital(+)“ unter dem Reiter „Meine Konditionen“ im Bereich „Konditionsassistent“. Die Einstufungen, die als Willenserklärung („Digitale Abnahmevereinbarung“) zur Verfügung stehen, sind mit dem Symbol „“ gekennzeichnet
In welchen Fällen kann ich die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“ nutzen? In Zusammenarbeit mit Lieferanten werden die dedizierten Preislisten definiert, die als „Digitale Abnahmevereinbarungen“ verfügbar sein sollten. Diese werden vom Prospitalia Datenmanagement vorbereitet und als „Digitale Abnahmevereinbarungen“ freigeschaltet.

Der Prozess der digitalen Abnahmevereinbarung wird durch eine Klinik gestartet, falls die Klinik versucht, sich im Konditionsassistent für eine der Konditionen einstufen, die mit dem Symbol „Willenserklärung“ gekennzeichnet ist.

Lieferant kann diesen Prozess nicht starten und ist darauf angewiesen, dass Klinik mit dem Prozess beginnt.
Unterstützt die Funktion der „Digitalen Abnahmevereinbarung“ die digitale Signatur? Die Unterstützung der digitalen Signatur im Rahmen der digitalen Abnahmevereinbarung ist in der ersten Ausbaustufe nicht umgesetzt. Diese sehen wir als eine weitere Ausbaustufe von der Funktionalität.
Wird die Funktion der analogen Abnahmevereinbarung (ohne digitale Zustimmung der Lieferanten im Cockpit) noch in der Zukunft erhalten bleiben? Diese Funktionalität wird nur für die noch nicht migrierten Preislisten und Konditionen freigeschaltet sein. Das Endziel der Prospitalia ist es, alle Abnahmevereinbarungen im System als „Digitale Abnahmevereinbarungen“ bereitzustellen, da dieser Prozess als Zukunftsstandard angesehen wird
Werden parallel zu digitalen Abnahmevereinbarungen auch die analogen geführt, sodass die Klinik für sich ein Prozess auswählen kann? Nein, wir haben nicht vor, beide Prozesse für dieselben Preislisten und Konditionen zu behalten. Dies würde zum doppelten Aufwand in unserem Datenteam führen, was wir kosten- und ressourcentechnisch nicht abbilden können.
Was passiert mit papierhaften Verträgen, die wir bereits abgeschlossen haben? Die papierhaften Verträge werden im Rahmen der digitalen Abnahmevereinbarung nicht direkt übertragen werden. Dafür muss die Klinik die entsprechende Einstufung im Cockpit vornehmen und der Lieferant muss diese Anfrage zustimmen.
Kann ich nach der Aufschaltung der Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“ noch die papierhaften Abnahmevereinbarungen abschließen? Die papierhaften Verträge können weiterhin abgeschlossen werden, allerdings können diese nachträglich im Cockpit ausschließlich über den Standardweg der digitalen Abnahmevereinbarung abgebildet werden; dafür muss die Klinik eine nochmalige Einstufung vornehmen und der Lieferant muss dieser Einstufung zustimmen.
Werden sich die digitalen Abnahmevereinbarungen automatisch verlängern? Die Funktion der automatischen Verlängerung der Abnahmevereinbarungen ist nicht vorgesehen, da es sich um einen rechtlich bindenden Vertrag handelt und zur Verlängerung eine Zustimmung von beiden Parteien notwendig ist.
Wie werden die abgeschlossenen digitalen Abnahmevereinbarungen im System gespeichert? Im Rahmen unseres Prozesses dokumentieren und archivieren wir alle Abnahmevereinbarungen, die von den Kliniken und Lieferanten eingestuft wurden, sodass die Herkunft der jeweiligen Vereinbarungen nachvollzogen werden kann. Allerdings möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die revisionssichere Speicherung von digitalen Abnahmevereinbarungen nicht erfolgt.

Diese Funktionalität sehen wir als eine weitere Ausbaustufe dieser Funktionalität.
Wie kann ich mich als „Klinikverbund“ einstufen? Falls Sie sich als Klinikverbund einstufen möchten, benötigen Sie im ersten Schritt einen User, der im Cockpit auf der Verbundsebene angelegt ist. Dafür müssen Sie einen Ticket im Cockpit-Helpdesk mit dem Tag „Digitale Abnahmevereinbarung“ anlegen und die Beschreibung dazu einfügen.

Falls der User bereits vorhanden ist, müssen Sie sich mit dem User ins System einloggen (oder auf diesen User im Cockpit durch Klick auf den Pfeil rechts oben wechseln). Danach können Sie sich wie gewohnt im proHospital(+) oder proSource(+) für eine Kondition einstufen.

Als Lieferant sehe ich, dass die Anfrage von einem Klinikverbund kommt und welche Häuser in diesem Verbund enthalten sind. Basierend auf diesen Informationen kann ich eine Entscheidung treffen, ob ich die Anfrage akzeptieren möchte oder auch nicht.
Was passiert, wenn ich als Klinikverbund eine Einstufung vornehmen möchte, die von einer Klinik innerhalb des Verbunds schon eingestuft ist? Die Einstufung wird für denselben Zeitraum nicht möglich sein und die Klinik wird die entsprechende Einstufung im ersten Schritt in der Rücksprache mit Lieferanten zurückziehen müssen.
Wen muss ich kontaktieren, wenn ich Schulung oder Anleitung für diese Funktion des Cockpits brauche? In diesem Falle bitten wir Sie, einen Ticket im Cockpit-Helpdesk mit dem Tag „Digitale Abnahmevereinbarung“ anzulegen und die Beschreibung dazu einzufügen, sodass wir alle Anfrage strukturiert über einen Weg bearbeiten können.
Was muss ich tun, wenn ich Ungenauigkeiten bezogen auf Daten (z.B. Klinik- oder Lieferantenname, Adresse, Verbundstruktur, Rechnungsanschrift, Konditionsbezeichnung) auf dem Ausdruck der digitalen Abnahmevereinbarung festgestellt habe? In diesem Falle bitten wir Sie, einen Ticket im Cockpit-Helpdesk mit dem Tag „Digitale Abnahmevereinbarung“ anzulegen und die Beschreibung dazu einzufügen, sodass wir alle Anfrage strukturiert über einen Weg bearbeiten können.

Wir werden versuchen, alle Anfragen so schnell wie möglich zu bearbeiten, allerdings bitten wir um etwas Geduld, da es durch den Start einer neuen Funktion zum hohen Aufkommen an Anfragen kommen kann, insbesondere was die Datenpflege angeht.
Sammelkonto für Cockpit-Zugang anlegen Es wird keine Möglichkeit geben, Sammelkonten im Cockpit anzulegen, da wir auf jedem digitalen Dokument eine konkrete Person benötigen, die der digitalen Abnahmevereinbarung zustimmt.
Personenbezogene Benachrichtigung der Lieferanten Im Rahmen der digitalen Abnahmevereinbarung muss an jeder Preisliste ein Kontakt hinterlegt werden (v.a. inklusive E-Mail), der über Eingang der Anfrage zur digitalen Abnahmevereinbarung benachrichtigt wird. Wir empfehlen, ein Postfach als Kontaktadresse zu hinterlegen, um zu verhindern, dass die digitalen Abnahmevereinbarungen in Abwesenheit von einer Person nicht bearbeitet werden.
Wie kann ich als Lieferant die Funktion „Digitale Abnahmevereinbarung“ aktivieren? Dafür müssen Sie sich an Ihren zuständigen Mitarbeiter aus unserer Einkaufsabteilung wenden. Sie werden mit Ihnen einen konkreten Plan für die Aufschaltung der digitalen Abnahmevereinbarung ausarbeiten.
Wann kann ich eine Rückmeldung zu meinem angelegten Ticket erwarten? Wir werden versuchen, alle Anfragen so schnell wie möglich zu bearbeiten, allerdings bitten wir um etwas Geduld, da es durch den Start einer neuen Funktion zum hohen Aufkommen an Anfragen kommen kann.

Fragen

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